Du tar én og én ting, fysisk eller digitalt, og stiller deg spørsmålet: Hva er det? Hva betyr dette for deg? Foto: Bendiksby, Terje/NTB Tema

Innboksene er fulle, rubbel og bit er samla, men hva nå?

Med tingen i hånden eller e-posten foran deg, stiller du spørsmålet: Hva er dette? Kan eller skal jeg gjøre noe med det?

I dag tar jeg for meg steg to i GTD-metodikken: Behandle. Men først en kjapp oppsummering av steg en: Samle.

I det steget samlet du alt av ideer og mulige forpliktelser i én eller flere innbokser. De kunne være fysiske eller digitale. Jeg skrev mest om alt vi samler fysisk, men det digitale bare strømmer på, med andre ord, det samler helt av seg selv. I dette steget skal du behandle disse også.

Les også
Det viktigste du trenger er en innboks

Innboksene er fulle, rubbel og bit er samla, men hva nå? Ta en roadtrip til barndommen da du spurte om hver eneste lille ting rundt deg. Hva er det? Hva er det, og det og det?

Du tar med andre ord én og én ting, fysisk eller digitalt, og stiller deg nettopp det spørsmålet. Hvis du ikke helt klarer å finne ut av hva noe er, så sleng på et ekstra spørsmål: Hva betyr det eller den for deg? Det spørsmålet har hjulpet meg mange ganger når jeg har blitt sittende fast her. Dette steget er nemlig det vanskeligste.

En liten fun fact som ikke er så fun: Vi leser i snitt en e-post 12 ganger. I snitt. Da jeg fikk vite det, kvapp jeg skikkelig og kjente meg igjen. Det medførte to ting: kortere og mer presise e-poster som jeg sender fra meg, og fokus på å lese gjennom én og én e-post om gangen. Dersom en uferdig oppgave eller deadline gnager i hodet mitt mens jeg leser e-posten, skriver jeg ned det som gnager først (tømmer hodet), før jeg konsentrerer meg fullt og helt om den ene e-posten. Da er jeg klar til å fortsette. Klarer jeg å svare på hva hver enkelt ting er, og hva den betyr for meg? Da er jeg i flyt i dette steget.

For det er det dette steget handler om, å ta stilling til hva hver enkelt ting i innboksene dine er, og beslutte hva du skal gjøre eller ikke gjøre med hver enkelt, helt til det er tomt.

Med tingen i hånden eller e-posten foran deg er neste spørsmål: Kan eller skal jeg gjøre noe med det? Og her er det to svar: JA eller NEI. Hvis svaret er nei, skal det plasseres på ett av tre steder:

En: Det skal rett i søpla.

To: Nei, jeg skal ikke gjøre noe med det, men jeg vil ha det til senere som referanse eller minne. Da skal det spares på og arkiveres.

Tredje og siste alternativ på nei-siden er: Nei, jeg skal ikke gjøre noe med det nå, men jeg vil vurdere det på nytt senere. Da havner det i kategorien Ruge på, som for øvrig hører til neste steg, organisere, mer om det siden.

Over til ja-siden. Kan du gjøre noe med det, er det også her noen spørsmål du må stille deg.

Det første er: Ja, jeg skal gjøre noe med det, men hva er da den neste handlingen? Da snakker vi om den neste fysisk synlige handlingen som gjør at du kommer videre. Dette er prokrastineringsnøkkelen. Dersom en oppgave ikke blir gjort, er det sannsynlig fordi du ikke vet hvor du skal begynne. Du skal med andre ord helt ned til den første synlige fysiske oppgaven som kan gjøres.

Artikkelen fortsetter under annonsen.

ANNA STINA NÆSS

• Bosatt i Risør, født 1974, mor til to ungdommer.

• Har en godt og blandet utdannings- og jobb-bakgrunn, med erfaring som kunstner, prosjektleder og ledelse.

• Elsker nerdekunnskap og er en hybrid av en akademiker og praktiker.

• Som fast spaltist formidler hun tips knyttet til personlig produktivitet og stressmestring som kanskje din sjef, arving, partner eller nabo kan ha nytte av.

• Driver enkeltpersonforetaket Kultnaess og er sertifisert GTD instruktør i ProduktivNorge AS.

Getting Things Done (GTD) er en metodikk for personlig produktivitet.

Tiny Habits er en metodikk for å legge til nye vaner.

Når den neste handlingen er identifisert, er neste spørsmål på ja-siden: Tar det to minutter eller mindre å gjøre det? Er svaret ja, gjør du det med en gang. Alle tominutterne du kan rydde unna med en gang, sparer deg for utrolig mye tid og er produktivitetsboost i seg selv. Alt du tenker du at skal gjøre etterpå, tar lengre tid å komme på og identifisere – gang på gang – enn hvis du bare får det unnagjort. Du sparer i tillegg mental kapasitet ved å få ting gjort og frigjør plass til andre og kanskje viktigere tanker.

Spørsmål to på ja-siden: Ja, det skal gjøres noe med, men du er ikke den rette personen til å gjøre det. Da er dette stedet for å delegere. Gjør det nå.

Siste spørsmål på ja-siden: Tar den neste fysiske handlingen mer enn to minutter? I så fall skal du utsette den til senere. Dette er ikke prokrastinering. Grunnen til at du ikke skal gjøre oppgaven hvis den tar mer enn to minutter, er enkel. I dette steget skal du ta stilling til alt du skal gjøre – og ikke gjøre – for å prioritere de viktigste og riktigste oppgavene. Dersom du bare tar unna alt som kommer din vei i ett kjør, føler du deg sikkert ganske produktiv, men hvordan vet du om du da velger de riktigste og viktigste oppgavene hele tiden? Du hopper i GTD-stegene og kontroll og oversikt forsvinner. Det er først når du har oversikten, du kan velge hva du faktisk vil bruke tiden din på, og hva som gir mest utbytte med tanke på hva du ønsker å få gjort.

Så må du spørre deg selv: Må du gjøre flere neste handlinger for å bli ferdig? Da, mine damer og herrer, har du et prosjekt. Mange prosjekter, synes du? Velkommen til den virkelige verden. Her serverer jeg deg smakebit på et system som sørger for at du klarer å beholde kontroll og oversikt.

Tungvint med alle spørsmålene? Ja, i starten er det litt av en prosess å holde tunga rett i munnen, men etter hvert som du blir en Ninja-GTD-er, går det i rykende rask fart å få behandla hver ting. Du behandler alle innboksene dine på samme måte, både de fysiske og de digitale, det ene etter det andre til du er i null. Hvor du skal gjøre av alt? Det kommer jeg tilbake til i neste og tredje steg i GTD-metodikken, som er å organisere. I praksis inntreffer Behandle og Organisere som perler på en snor, men på grunn av alle detaljene i behandle-steget gjøres de hver for seg.

Er du klar for å behandle innboksen din nå? Én og én ting til det er tomt? Husk på at du ikke skal gjøre annet enn tominutterne nå da, for å Gjøre er først på steg fem. Med andre ord fortsettelse følger.

Lykke til med behandlingen, og riktig god stressfri helg ønskes.