Alle uferdige oppgaver vil leve i loop i hodet til de er fullført. Vi kommer på dem akkurat idet vi skal sovne, fordi hjernen har behov for å lukke dem. Derfor kan en notatbok på nattbordet hjelpe mot nattevåk. Illustrasjonsfoto. Foto: Berit Roald/NTB

Slik lurer du hjernen til å tro at jobben er gjort

Hører vi et pling på telefonen, mister vi 40 prosent av konsentrasjonen.

Denne gangen har jeg lyst å fortelle hvordan jeg bruker GTD (Get Things Done – få ting gjort) i hverdagen, og sper på med litt Tiny Habits (små vaner).

De tre første gamechangerne for meg med GTD er å ha respekt for konsentrasjonstid, 2-minuttersregelen og det å tømme hodet. De er fortsatt essensielle.

Vi blir med økende hastighet bombardert med pinger og plinger, vi skal være på og tilgjengelige 24/7. Vi blir avbrutt av oss selv eller andre rundt 500 ganger per dag, sa forskningen for en tid tilbake. Nylig hørte jeg at ungdommer kan motta opp til 500 snaps på en dag. Kanskje det tallet må justeres opp litt?

Uansett har jeg tatt et valg her. Jeg har slått av de fleste varslinger, så mange at jeg ikke risikerer å gå glipp av noe vesentlig eller at det går ut over familien.

Jeg ønsker å ha kontroll over mobilen, slik at den ikke har kontroll over meg. Jeg slår av varslinger når jeg er i møte, når jeg har en samtale med noen, eller har arbeid jeg må gjennomføre med dypt fokus. Jeg har slått av skrivebordsvarslinger på e-post og e-post-synkronisering.

Jeg sjekker selvsagt mobilen og e-posten flere ganger i løpet av dagen, men da bestemmer jeg når jeg skal gjøre det. Hvis jeg venter på noe som jeg er avhengig av å følge opp raskt, samtidig som jeg er nødt til å konsentrere meg, finnes det et par løsninger:

Enten gir jeg beskjed til den eller dem jeg venter på å høre fra, om at jeg sitter opptatt, men skal svare så snart jeg har registrert mottak av varsel. Eller så slår jeg bare av alle varslinger og setter på nedtelling mens jeg forsvinner 25 minutter inn i konsentrasjonen. Når klokka klinger, sjekker jeg raskt livstegn før jeg på ny begynner nedtellingen og tar fatt på en ny konsentrasjonsøkt. Siste alternativ er å skru av alle varslinger, men benytte nødoverstyring på SMS og telefon for den personen jeg venter på. Dermed får jeg kun det anropet jeg skal ha mens jeg sitter og arbeider.

Jeg får konsentrert meg samtidig som jeg imøtekommer det som skjer rundt meg, og viktigst: Jeg verner om min egen arbeidsflyt.

Prøver du dette hjemme, så sørg for at du kommuniserer at varslinger blir redusert, slik at du ikke risikerer å miste både jobb og partner.

Vi lever under et konstant press om å være på, og kunnskapsarbeideren er utrydningstrua. Hører vi et pling på telefonen eller en mail tikker inn, mister vi 40 prosent av konsentrasjonen og klarer ikke være helt og fullt til stede igjen før vi har sjekka hva det er. En undersøkelse foretatt nylig viser at vi mister 84 minutters arbeidstid daglig på grunn av lydmessige forstyrrelser i omgivelsene. Det er kostbart på både kort og lang sikt.

Vi har et begrenset arbeidsminne, som fungerer så lenge vi ikke har mer enn ca. fem ting der inne, men derfra går det nedover. Vi har sannsynligvis alle mer enn fem forpliktelser, så da må vi hjelpe hjernens helse med få dem ut av hodet, sånn at hjernen ikke går i systemsvikt.

Jeg har skriveblokker og gule lapper liggende rundt omkring i huset, og på den måten har jeg rask tilgang til å notere ned det som måtte poppe opp i hodet. Vi kobler ikke ut jobben selv om vi er hjemme, og på jobb kommer vi på private ting. Jo fortere jeg får skrevet det ned, jo raskere er jeg tilbake der jeg var i arbeidet.

Artikkelen fortsetter under annonsen.

Går jeg en tur og kommer på noe, kan jeg åpne Braintoss og sende en lydfil til meg selv, eller legge ideen rett inn på ToDo-listen min på mobilen. Jeg har en notisblokk og penn for de mer analoge noteringene. Jeg samler med andre ord så fort oppgavene popper opp i hodet, og så smyger jeg meg sømløst tilbake til den tidligere konsentrasjon, enten det er jobb eller å være til stede i naturen.

Følelsen av å mestre travle dager som en ninjakriger der du forflytter deg fra oppgave til oppgave, er magisk. Jeg har kun konsentrasjon på én og én ting om gangen. Kattematen du bare huske å kjøpe er trygt plassert på handlelisten, og den gir varsel i det jeg er på butikken. Dermed slipper pus å gnage i hodet midt i budsjettmøtet. Sannsynligheten for at kattematen trenger å ta så stor plass i hodet, er liten.

Her har jeg en liten innrømmelse. Det er ikke alltid enkelt likevel, og jeg kan fortsatt ramle ut av GTD-systemet mitt. Her forleden våkna jeg midt på natta med masse som gnagde. Dette er ting jeg har skrevet ned på listene mine, men siden jeg den uka hadde hoppet over ukentlig revisjon (steg 4 i GTD), flytta det inn i hodet mitt igjen.

I sommerens skumringsmørke subba jeg ut i stua og fant fram penn og papir. Jeg skrev ned alt som surra i hodet, jeg skrev i mørke, med øynene lukket. Deretter deisa hodet ned på puta igjen, og jeg sovna.

Ikke så rart jeg våkna. Dagen etterpå telte jeg opp 23 ting. 23 uferdige forpliktelser som jeg ikke hadde tatt stilling til når jeg kunne få gjort, som skulle passe inn i kalenderen min de kommende ukene. Ikke alle tingene var store, og det var ikke mange prosjekter heller, men et godt knippe med mye jeg skulle gjøre.

Og sånn er jo noen dager. Livet skjer, vi blir kasta av og må ta tak i andre ting som dukker opp, fordi det er viktigst. Når omstendighetene gjør at vi ikke får utført alt vi ønsker, er det desto viktigere å få dem ut av hodet og skrive dem ned (steg 1 i GTD). Og dersom du ikke har mulighet til å behandle (steg 2 i GTD) og organisere (steg 3 i GTD) i løpet av kort tid, (ta stilling til hva du skal gjøre med dem, om i det hele tatt noe og eventuelt når, og legge gjøremålene inn på riktig liste), kan du samle dem i ditt valgte samleverktøy. Skriv dem ned om og om igjen helt til de slutter å vende tilbake til tankene.

Den russiske forskeren Bluma Zeigarnik fant i 1920-årene ut at alle uferdige oppgaver vil leve i loop i hodet til de er fullført. Derfor kommer vi på alle de uferdige oppgavene akkurat idet vi skal sovne, fordi hjernen har behov for å lukke oppgavene. Når den ikke klarer det, blir de liggende og gnage, forsøke å lukke seg i tide og utide, og dukker opp akkurat når det passer hjernen. Plutselig kommer vi på det: Å, det har vi glemt.

Oppgaven kan like gjerne dukke opp ut av det blå med måneders mellomrom. Derfor hjelper det med penn og papir på nattbordet, så alt kan noteres kjapt. På den måten lurer vi hjernen til å tro at oppgaven er utført. Så note to self: Hvis du sørger for å ha penn og papir liggende på nattbordet, slipper du nattevandringer til stua.

Jeg var lenge oppgitt over alt vi gikk tomme for i husholdningen og glemte å kjøpe inn ved neste handletur. Nå ligger det gule lapper og småblyanter i kjøkkenskuffen. Så fort det er tomt for noe, skrives det på en gul lapp, og lappen plukkes opp før neste handletur.

Og så er det 2-minuttersregelen, da. Den gjorde sterkt inntrykk på meg første gang jeg ble introdusert for GTD. Men den trenger jeg visst å brushe up igjen med litt Tiny Habits, og feire for hver gang jeg gjennomfører. Jeg innser at jeg kunne ha utført de fleste av de 23 tingene jeg noterte midt på natta, i løpet av 2 minutter.

Men siden livet skjer og omstendighetene ikke alltid tillater å gjennomføre noe umiddelbart, drar jeg heller fram litt Tiny Habits og feirer at jeg kom på at jeg hadde glemt det, istedenfor å bli oppgitt over forglemmelsen. I tillegg har jeg et hemmelig våpen, for når jeg mister grepet og må gjøre helomvending i full fart, har jeg GTD og vet at jeg raskt kommer inn i det igjen.

Med disse ordene er det på tide med en ny ukentlig revisjon, og da får jeg enten gjort de 23 oppgavene i tråd med 2-minuttersregelen, eller organisert dem på rett liste i systemet mitt. I tillegg skal jeg tømme hodet en gang til, for sikkerhets skyld.

Artikkelen fortsetter under annonsen.

God helg, alle sammen, med eller uten tomt hode.

SPALTIST: Anna Stina Næss. Foto: Privat
ANNA STINA NÆSS

Bosatt i Risør, mor til to ungdommer.

Har en godt og blandet utdanning og jobb-bakgrunn innen kunst, prosjektledelse og ledelse.

Som fast spaltist formidler hun tips knyttet til personlig produktivitet, stressmestring og vaneendring.

Driver enkeltpersonforetaket Kultnaess, er sertifisert GTD-Instruktør (Get Things Done) i produktivNorge AS og sertifisert Tiny Habits Coach.

Getting Things Done (GTD) er en metodikk for personlig produktivitet.

Tiny Habits er en metodikk for å legge til nye vaner.

Tiltrer som kultursjef i Risør 1. juli.