Når du parkerer ting du tenker å gjøre på , er de er ute av hodet, men fortsatt i systemet ditt. Du rydder vekk det som gnager i topplokket, som stadig ikke er gjort. Foto: Frank May/NTB

Poenget med engang/kanskje-listen er helt genial

Kjære leser, da er jeg på steg tre i GTD-metodikken: Organisere.

Først en kjapp oppsummering.

Steg en: Du samler alle tingene som har din oppmerksomhet, og legger dem i innboksen.

Det andre steget: Du tar én og én ting fra innboksen, avklarer hva hver enkelt ting betyr, om du skal gjøre eller ikke gjøre noe med det, og hvilke neste handlinger som skal utføres.

I steg tre blir forpliktelsene dine hensiktsmessig organisert, slik at du lett kan se oppgavene du skal jobbe med, når og hvor du trenger å se dem. La meg forklare:

Rammeverktøyet for organisering er listene dine: Prosjektliste, neste handlings-lister, kalender og venter-på-liste. I tillegg benytter vi engang/kanskje-listen.

Få ting gjort med Anna Stina Næss. Foto: privat

Jeg begynner med den siste først. Engang/kanskje inneholder alle drømmene dine, ideene du ikke vil miste eller glemme, prosjektene som venter på deg, men som du ikke skal gjøre noe med på en stund, men en gang, kanskje. Poenget med engang/kanskje-listen er helt genial. Du rydder vekk alle tingene som gnager i topplokket, og som til stadighet ikke er gjort, men som du kanskje heller ikke skal gjøre på en stund. Når du parkerer dem på engang/kanskje, er de er ute av hodet, men i systemet ditt.

Prosjektlisten vår gir deg sannsynligvis en ny vri. Den skal ikke inneholde detaljer, og ei heller handlinger. Prosjektlisten er kun en oversiktsliste over alle prosjektene, og det er det.

Over til listene som skal inneholde handlinger, det du skal gjøre. Dem kaller vi Neste handlings-lister, og de består av enkelthandlinger. Her skal ikke alle detaljer i et prosjekt skrives, kun den første neste fysiske handlingen, slik at du kommer lett i gang. Og når du så er i gang, kommer de neste stegene og arbeidsflyten lettere av seg selv. Har du milepæler du må gjennom, kan det stå på en egen sjekkliste, men Neste handlings-listene skal ikke inneholde alle de neste stegene, kun den neste tingen du skal gjøre, så du kommer i gang med første steg. Sliter du med å komme i gang med et prosjekt? Prøv å identifisere hvor du skal begynne, den neste handlingen, helt ned på startsteget, og se om dette gjør det lettere å starte opp.

Et lite tips her: Når du stopper opp i en arbeidsflyt og vet at du må videre til neste oppgave, men ikke kan jobbe mer der og da, skriv den neste handlingen på listen din. Da kommer du lett i gang når du starter opp igjen med prosjektarbeidet. Du slipper å bla deg gjennom papirbunker mentalt og fysisk før du begynner på an igjen. Produktivitetstips og tidsbesparer – vær så god!

Neste handlings-listene dine er stedsbasert. Du lager listene slik at du parkerer de neste handlingene på de stedene der du skal utføre selve handlingen. Vårt rammeverk setter opp neste handlings-lister for @Kontoret, @PC, @Ærend, @Mobilen, @Hjemme, @Hvorsomhelst og @Agenda for.

Denne @Agenda for er genial. Det er listen med tingene som ikke haster, små og store saker du skal ta opp med kollegaen neste gang du har møte med ham eller henne, så slipper du å avbryte ham i tide og utide med alle e-postene eller plingene på telefonen. Denne listen kan i seg selv eliminere masse unødvendig daglig støy og avbrytelser. Jeg garanterer deg at møtene vil oppleves produktive og konstruktive når du bruker denne.

En annen av mine favoritt-listekategorier er @Venter på.

Artikkelen fortsetter under annonsen.

I @Venter på ligger alle oppgavene du har sendt fra deg, som du venter svar på fra andre, eller oppgaver og prosjekter som er delegert. Istedenfor å gå med e-posten du venter på oppe i hodet, beholder du oversikten og kontrollen over hva du må følge opp og når – en gullkategori i GTD-verden.

Les også
Det viktigste du trenger er en innboks

Den siste kategorien er Kalenderen. Kalenderen skal inneholde tre ting:

• Avtaler som ikke kan flyttes på, som møter og tannlegetimer.

• Informasjon du trenger på en spesifikk dag, for eksempel når sjefen har ferie, og bursdager.

• Handlinger for den bestemte dagen. Det kan for eksempel være en telefon du må ta i løpet av den spesifikke dagen, uten at det spiller noen rolle nøyaktig hvilket tidspunkt den dagen det gjøres.

Les også
Innboksene er fulle, rubbel og bit er samla, men hva nå?

Faren er stor for at kalenderen inneholder: Dette-skulle-jeg-gjerne-gjort-på-mandag-liste. Jeg har vært der selv. Det poppa opp påminnelser om ryddeplaner og shopping, telefoner og gjøremål, som ikke ble noe av. Jeg brøt avtalene jeg hadde med meg selv, og det er den verste følelsen. Nå er kalenderen rydda, jeg har et mer hensiktsmessig innhold og alt er mye bedre.

Organisere-steget oppsummert: Du plasserer oppgavene dine etter hvor og når du skal gjennomføre dem. Systemet er fleksibelt, for jeg vet at verden forandrer seg i ett sett. Jeg åpner bare listen(e) jeg trenger i den konteksten jeg er i, og så velger jeg ut én eller flere oppgaver å gjennomføre, avhengig av tid, sted og kapasitet. Men å utføre er jo steg fem, så her må jeg bremse litt. Følg med, følg med for mer.

Getting Things Done er et rammeverk og har ikke en egen programvare. Det viktigste er at du skaper et system som er tilpasset deg, og at det brukes. Jeg jobber fortsatt med mitt eget system. Jo mer jeg bruker det, desto mer tilpasser jeg det til min virkelighet, slik jeg trenger det.

Jeg har forresten en tilleggsliste som jeg kaller @Hjernedød. Den har ting jeg kan gjøre når jeg ikke har kapasitet til å tenke, men har lyst å gjøre noe uten å tenke på hva det kan være. Vips, så er jeg produktiv likevel.

Jeg elsker at GTD gir meg mulighet til å bevare roen mens planene endres, istedenfor å gå over i overveldet modus og febrilsk rydde på alle forpliktelsene som ligger stablet i hodet, og ikke noe annet sted, og glemme halvparten. Jo da, jeg har vært der òg. Jeg vet alt om et fullt hode og hvor lett det er å velge det siste som roper høyest. Samfunnet skriker etter et system som hjelper oss med å bevare roen når det koker rundt oss, men dessverre finner sjelden folk ut at de trenger hjelp før det har bikka over.

Derfor er det viktig for meg å dele dette systemet med deg som leser, for jeg er ikke i tvil: Verden trenger GTD, og verden blir et bedre sted med GTD.

Da er det helg igjen. Tøm hodet, behandle de ulike tingene på tøm hodet-lista, legg dem på listene dine og ta fri. God helg!

Artikkelen fortsetter under annonsen.

ANNA STINA NÆSS

• Bosatt i Risør, født 1974, mor til to ungdommer.

• Har en godt og blandet utdannings- og jobb-bakgrunn, med erfaring som kunstner, prosjektleder og ledelse.

• Elsker nerdekunnskap og er en hybrid av en akademiker og praktiker.

• Som fast spaltist formidler hun tips knyttet til personlig produktivitet og stressmestring som kanskje din sjef, arving, partner eller nabo kan ha nytte av.

• Driver enkeltpersonforetaket Kultnaess og er sertifisert GTD instruktør i ProduktivNorge AS

Getting Things Done (GTD) er en metodikk for personlig produktivitet.

Tiny Habits er en metodikk for å legge til nye vaner.