Du kan bare ha god samvittighet for det du ikke gjør, når du fullt og helt vet hva du ikke gjør, sier David Allen. Dette gjør Get Things Done for meg, skriver Anna Stina Næss. Foto: Berit Keilen/NTB

Få feriefølelsen hver uke -hjemme hos deg selv

Kun dette steget igjen nå, kjære leser, så kan du veldig snart begynne å få ting gjort.

Denne gangen handler det om steg fire i GTD, å revidere. Vi reviderer for å oppdatere systemet, få et perspektiv fra oven og et helhetlig overblikk. Og dette gjør du før du gjør noe i det hele tatt. Du ser hele systemet under ett, både det som foregår på jobb og hjemme, for deretter å fatte beslutninger om hva du skal gjøre og ikke gjøre.

Revidering kan gjøres både titt og ofte, eller sjelden. Den kan være årlig, halvårlig, månedlig eller kvartalsvis. Men det er noe spesielt med Ukentlig revisjon, og det er nettopp dette som er nøkkelen for å opprettholde GTD-systemet ditt. Ikke bare det: Å revidere er hele nøkkelen til å jobbe med stressfri produktivitet.

Vi husker kanskje, så vidt, den gangen da vi kunne ligge i en hengekøye mellom to palmer og slappe av ordentlig. Vi trakk pusten dypt, snuste inn alle luktene og kjente varmen og lydene. Og kanskje vi nippet til en piña colada. Ingen forpliktelser gnagde i hodet, ingen bekymringer og ei heller e-poster å sjekke. Vi hadde fri med stor F. Livet var herlig. Hvorfor var det sånn?

Jo, fordi vi hadde jobba febrilsk hele siste uka før vi skulle av gårde med å reforhandle forpliktelsene våre, sørget for å delegere viktige oppgaver og gi beskjed om at vi ikke var tilgjengelige. Når verden vet at vi ikke kan treffes, da slapper vi av.

Hvor mye kosta det stresset deg den uka før avreise? Hvor høyt oppe i brystkassa var pusten din da? Du var sikkert omtrent som meg, besvimelsen nær da jeg styrta inn på flyplassen og stappa det siste ned i kofferten før jeg så at den seig av gårde med palmetaggen på. Med senka skuldre sklei jeg ned i flysetet og inn i solnedgangen.

Så kjære leser, jeg ber deg bare om å gjøre dette en gang i uka istedenfor rett før du skal på ferie. Da kan du skli inn helgen, i solnedgangen eller i egen hengekøye med feriefølelsen. Derfor er det så spesielt med ukentlig revisjon. Du slapper av med alle forpliktelsene dine og tillater deg selv å være til stede, for alt er trygt plassert i systemet ditt.

Hvordan gjøres så denne sagnomsuste ukentlige revisjonen? Så langt har du samla, behandla og organisert, og når nå alle oppgavene ligger i systemet ditt, pløyer du deg gjennom del for del.

Ukentlig revisjon består av tre bolker på til sammen 11 steg. Du jobber deg gjennom bolk for bolk, uten å gjøre noe, bare registrere, legge til og krysse av.

Jeg vet at det er fristende å begynne å gjøre noe her etter hvert som du ser oppgavene ta form, og kanskje til og med pulsen stiger etter at du oppdaget noe ugjort. Men med mindre det tar to minutter eller mindre å gjøre oppgaven, eller huset brenner ned om du ikke gjør det umiddelbart, skal du holde igjen til siste slutt på alle de 11 stegene.

Del en er å tømme alt. Deretter skal du komme deg à jour, og til slutt er det tid for å være kreativ.

I den første delen, tømme alt, samler du alt løst, du tømmer veska, innboksen og hodet.

Detter skal du komme deg à jour ved å se over Neste handling-listene dine, se over gamle kalenderavtaler om noe har glippet. Du ser også over kommende kalenderavtaler for å slippe store stressende overraskelser inn i nær og fjern fremtid.

Artikkelen fortsetter under annonsen.

Deretter går du gjennom din Venter-på-liste. Dette er listen der du passer på å få tilbake svarene på de oppgavene du har sendt fra deg. Så her passer du til og med på at andre gjør jobben sin.

Så er det tid for prosjektene. Prosjektlisten hos oss er en oversiktsliste over dine aktive prosjekter, de du har fremdrift på. Sørg for at du har minst en neste handling på alle prosjektene, da er du godt rigga for neste uke. Har du sjekklister, er dette tidspunktet du bruker tid på å oppdatere dem.

I den siste bolken er det tid for å være kreativ. Her ser du over ideene du har plassert på Engang/kanskje-listen din. Er det er noe der du har lyst å begynne med nå?

Aller siste steg i kreativ-delen av Ukentlig revisjon er at du lener deg tilbake, trekker pusten dypt og drømmer deg bort. For nå kan du la nye hårreisende planer få lov til å dukke opp. Her er det fritt fram til å fylle opp alle ideer du måtte få, på Engang/kanskje-listen din.

Hodet er tømt, du har gått gjennom Prosjektlisten, Neste handlings-listene, og har full kontroll og oversikt. Du har sett fremover i kalenderen og avdekka ting som du må sette av tid til de neste to ukene. Samtidig har du innsett at sommerferien er ikke så langt unna som du trodde.

Når gjennomgangen er ferdig, sitter du igjen med et overblikk over alle dine gjøremål. Med dette blikket kan du lettere velge hva du skal gjøre og ikke gjøre av forpliktelsene dine. Det er som om du har tatt en ballongferd høyt til værs over alle dine gjøremål.

Derfor er ukentlig revisjon så viktig. Vi har alle mer å gjøre enn vi har tid, og dette gir deg den hele og fulle oversikten. For hvis du ikke har oversikten over hva du skal gjøre, og tar et steg tilbake og ser ting fra fugleperspektiv, hvordan vet du da at du velger det viktigste og riktigste å utføre til enhver tid?

Ukentlig revisjon er en vanskelig vane å innarbeide, det skal jeg være den første til å innrømme, men når du kommer i siget, er gevinsten gull verdt. Dopaminrushet jeg opplever etter gjennomført ukentlig revisjon, kjennes som den følelsen jeg får etter en tøff treningsøkt.

Du kan bare ha god samvittighet for det du ikke gjør, når du fullt og helt vet hva du ikke gjør, sier David Allen.

Dette gjør GTD for meg, og siden dopaminrushet etter gjennomført revisjon tilsvarer det jeg får etter en treningsøkt, har jeg slått to fluer i ett smekk.

Med drømmene trygt plassert i systemet kan du fortsette med å være godt planta på jorda mens du utfører, som er neste og siste steg i GTD-metodikken.

God helg med godt dopaminrush og god samvittighet. I mellomtiden gløtter jeg på Engang/kanskje-listen min og drømmer meg bort til palmer og sus.

Artikkelen fortsetter under annonsen.

ANNA STINA NÆSS

Bosatt i Risør, mor til to ungdommer.

Har en godt og blandet utdanning og jobb-bakgrunn innen kunst, prosjektledelse og ledelse.

Som fast spaltist formidler hun tips knyttet til personlig produktivitet, stressmestring og vaneendring.

Driver enkeltmannsforetaket Kultnaess, er sertifisert GTD-Instruktør i produktivNorge AS og sertifisert Tiny Habits Coach.

Les også
Det viktigste du trenger er en innboks
Les også
Innboksene er fulle, rubbel og bit er samla, men hva nå?
Les også
Poenget med engang/kanskje-listen er helt genial
Anna Stina Næss Foto: privat